南华大学红湘校区学术报告厅（以下简称学术报告厅）是我校大型会议、学术交流、文艺演出等重要活动场所。为规范管理，充分发挥其功能，特制定如下规定：
一、管理和维护
1、学术报告厅由校工会统一管理，校工会职工活动部具体负责学术报告厅的使用审批、统筹安排工作；
2、校工会负责学术报告厅音响、灯光、视频、空调、桌椅等设备的使用管理和报修，日常卫生、门卫值班由后勤物业安排专人负责；
3、校工会负责制定学术报告厅设备、设施的更新、补充、维修等年度计划，报学校批准后由相关部门实施，学校每年拨付适度的专项运行和维护费。
二、使用范围
学术报告厅主要面向全校师生员工，为非盈利性活动场所,其主要使用范围是:
1、学校组织召开的全校性会议、学术报告、专题讲座、文艺演出等活动；
2、校属单位、二级学院开展面向全校或单位（部门）举办的重大会议、文艺演出等活动；
3、学术报告厅原则不对外使用。为了协调与衡阳市相关的单位关系，在承诺其活动属非盈利性、不做商业性宣传且服从学术报告厅管理规定的前提下,经学校主要负责人同意后，方可有条件性使用；
4、学术报告厅观众席人数控制在260人至780人（地座：487个，楼座293个）。
三、申请要求
1、学校组织的全校性会议由学校党政办负责统筹，由学校党政办提前以书面或口头形式通知校工会；
2、学校举办大型学术讲座、专题报告等由科技处、教务处等部门负责统筹，使用单位须填写《南华大学红湘校区学术报告厅使用审批表》，审批表由单位主管领导和活动负责人签字后盖章，经党委宣传部同意盖章，明确监督员全程监督；
3、各校属单位及二级学院举办各类大型活动、重要文艺演出等须填写《南华大学红湘校区学术报告厅使用审批表》，审批表由单位主管领导和活动负责人签字盖章，经党委宣传部同意盖章，明确监督员全程监督，再经保卫处同意盖章并做好安全预案，明确义务消防员全程监管；
4、使用单位须提前五天到校工会职工活动部办理使用手续，将审批好的《南华大学红湘校区学术报告厅使用审批表》和签好的《南华大学红湘校区学术报告厅使用单位责任承诺书》一并递交校工会审批，校工会同意后方可到校工会职工活动部填写《南华大学红湘校区学术报告厅使用登记单》 ；
5、使用单位被准予安排使用学术报告厅后，因故不使用时,应及时通知校工会职工活动部，撤消原安排；
6、已经审批的各类活动其时间若与学校临时安排的重要活动冲突时，则应服从学校统筹安排；
7、校工会负责向使用单位负责人或联系人说明注意事项，并根据使用单位的要求负责提供灯光、音响和提前安排好有关设备及其他硬件设施等；
8、为了更好地维护室内设备、设施完好无损，原则上不允许外租设备（如灯光、音响）或搬运其他的体大物重的物件（如钢琴等）进入室内，切实需要外租，须通过经校领导批准、向校工会递交申请，并交纳一定的保证金（活动结束后，经管理员验收合格方可退还保证金）；
9、活动结束后，校工会按照使用部门或单位承诺的每一条款一一对应进行验收，如未遵照相关规定执行的，确属使用部门或单位现场管理不当原因造成,且又未按期整改或修复的，校工会将其列入黑名单，按其使用单位事先承诺,两年之内不得再行申请使用。
四、使用要求
1、校属单位（部门）及二级学院使用学术报告厅讲学、学术报告等活动前，要对活动安全和活动内容负责,不得有违背党的四项基本原则、方针、政策等言行，如果不能遵守学术报告厅管理规定或使用性质、事由与申请内容不符的，校工会将责令其立即停止使用，并追求其责任；
2、使用单位在使用期间须自行布置会场，包括使用前后的卫生打扫、主席台布置以及茶水、茶具、笔记本电脑、话筒电池等物件的准备，活动结束后，应认真清理会场，使其恢复原貌，并及时通知校工会管理员验收；
3、校属单位（部门）使用前应认真检查室内设备、设施，如发现设备、设施损坏等情况要马上报告，以便及时修复，使用时注意爱护室内公用设施，校工会管理员在验收过程中若发现设备、设施损坏或财务丢失的，要追究使用单位相关负责人的责任，并要求使用单位按规定进行赔偿；
4、室内禁止吸烟、吐痰，禁止携带食品或宠物等进入，应始终保持室内的整洁；
5、未经学校同意，任何使用单位或个人不得在室内随意悬挂或张贴标语，不得随意外租灯光音响、私接电器、电线，禁止操作人员外的其他人员进入灯光音响操控室（除指定的临时工作人员）；
6、使用单位举办各类活动须有使用单位领导和教职工在场，严格遵守各项安全规定，落实安全责任人，确定安全预案，并安排本单位的专职老师和学生做好义务消防预案工作和维持场内秩序工作；
7、按照“谁使用，谁负责”的原则，使用单位在使用期间应切实履行管理职责，遵守学校规定，服从学校的安排，确保各项活动正常进行；
8、本管理规则自2018年5月1日起执行；
9、本管理规定解释权归校工会 。
